Les présentes conditions spécifiques applicables aux commandes enregistrées en ligne (ci-après « les Conditions spécifiques ») viennent compléter les Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV »).
Elles ont pour objet de définir les conditions et modalités applicables aux commandes effectuées en ligne (ci-après « Commandes en ligne ») par le client, professionnel de la fourniture et de la pose de menuiseries (ci-après le « Client »), via le compte du Client (ci-après « Compte Client ») accessible sur le site www.pro.k-line.fr (ci-après « le Site »).

En procédant à l’ouverture d’un Compte Client et, plus généralement, en passant une commande auprès de K•LINE, le Client est réputé avoir accepté les CGV et les Conditions spécifiques. 

Elles sont disponibles sur le Site depuis le Compte Client. Le Client peut ainsi, à tout moment, les consulter.

1.  FONCTIONNALITES


Authentification : L’accès aux Commandes en ligne s’effectue via le Site dans l’espace dédié au professionnel au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe propres à chaque personne habilitée à accéder aux Commandes en ligne, confidentiels et incessibles.

Le Client est seul responsable de la communication, de l’utilisation et de la conservation des identifiants et mots de passe. Il supportera seul les conséquences qui pourraient résulter de leur utilisation par des tiers.

En conséquence, l’authentification emporte, de manière irréfragable, l’imputabilité des opérations effectuées au titulaire de l’identifiant et du mot de passe utilisés. 

Service de devis en ligne : Permet au Client de générer en ligne (i) ses devis d’achat de menuiseries auprès de KLINE, (ii) ses devis pour ses clients ; 
Service de Commandes en ligne : Permet au Client de passer ses commandes en ligne auprès de K•LINE dans le respect des CGV et des Conditions spécifiques.
Ci-après désignés indifféremment  « les Services »
Le Client est seul à connaitre les besoins de son client, les prescriptions techniques liées à la définition des menuiseries et, en conséquence, seul responsable des informations qu’il renseigne à l’occasion de l’utilisation des Services et des conséquences pouvant résulter d’erreur(s), d’omission(s) ou d’inexactitude(s) de ses préconisations.


2. DROITS ET OBLIGATIONS DU CLIENT


Utilisation des Services 

Le Client s’engage à respecter les présentes Conditions spécifiques et à n’utiliser les Services que pour les seuls besoins de son activité. 

Le Client accepte les caractéristiques et les limites d’Internet. 
Il reconnait disposer du matériel et des logiciels conformes, avoir connaissance de la qualité de son réseau et de ses performances techniques et de temps de réponse pour consulter, interroger ou effectuer toute action.

Il appartient au Client de prendre toutes mesures appropriées afin de protéger ses données et/ou logiciels contre toute acte de malveillance d’un tiers.

Gestion des habilitations : Seul le représentant légal du Client a la qualité d’administrateur du Compte Client et est réputé avoir la parfaite maîtrise et l’entière responsabilité de la gestion des personnes autorisées à utiliser les Services au sein de son organisation. K•LINE n’intervient en aucun cas dans les choix des habilitations. 
L’administrateur peut, à tout moment, modifier, ajouter, supprimer les habilitations qu’il a accordées et s’engage à supprimer sans délai toute habilitation susceptible d’être utilisée par une personne n’étant plus en mesure de le représenter (suspension ou cessation du contrat de travail ou du mandat, décès…)

Modification des données du Client : en cas de modifications des données du Client (dénomination sociale, numéro de SIREN/ SIRET, coordonnées, changement de représentant légal, …) celui-ci s’engage à en informer K•LINE par écrit et sans délai.


3. DROITS ET OBLIGATIONS DE K•LINE 


Responsabilité de K•LINE : K•LINE n’est tenue qu’à une obligation de moyens pour permettre au Client d’accéder et d’utiliser les Services. K•LINE ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de tout préjudice, y compris indirect ou immatériel, financier ou commercial, tels que, par exemple, la perte d’information, le manque à gagner, les frais de récupération et de réparation liés à ces pertes ou toute autre perte pécuniaire causés au Client ou à un tiers et résultant de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utilisation des Services.

Disponibilité : L’accès aux Services peut se faire à tout moment, hormis dans les cas suivants :
- Interruption temporaire : K•LINE se réserve le droit d’interrompre l’accès en cas : (i) de maintenance et mise à jour et ce, sans préavis, (ii) de dépassement de l’encours du Client autorisé par K•LINE.
- Suppression de l’accès aux Services : K•LINE se réserve le droit de supprimer l’accès aux Services dans les cas suivants : (i) manquement du Client à ses obligations contractuelles, notamment celles prévues par les commandes, les CGV ou les Conditions spécifiques, et ce, sans préjudice de toute autre action que K•LINE pourrait engager à l’encontre du Client, (ii) non-utilisation des Services ou absence de courant d’affaires avec K•LINE pendant une période de 2 ans.  

Effets de la suppression de l’accès aux Services 
La suppression de l’accès aux Services engendre l’impossibilité pour le Client d’effectuer toute action et notamment la récupération de tout document archivé dans le Compte Client. Il lui appartient donc de prendre toute précaution utile afin de télécharger et/ou d’imprimer ses documents de façon régulière. 
L’interruption temporaire ou la suppression de l’accès aux Services ne saurait engager la responsabilité de K•LINE ou ouvrir droit à de quelconques indemnités ou dommages et intérêts pour le Client.

4. FACTURES ENVOYEES SOUS FORMAT ELECTRONIQUE
 

Lorsque le Client a accepté l’envoi de ses factures sous format électronique et ainsi dispensé K•LINE de l’envoi des factures sous format papier : (i) K•LINE informe le Client par courrier électronique de la mise à disposition de ses factures sur le Site, dans son espace client, sous la rubrique « Mes factures », (ii) les courriers électroniques sont envoyés à l’adresse de messagerie communiquée par le Client. Le Client est tenu d’informer K•LINE de toute modification de son adresse électronique.

Le Client est redevable du paiement de la facture, même en l’absence de de réception d’un courrier électronique informant cette mise à disposition dans l’espace client, par exemple imputables à des circonstances extérieures à K•LINE (adresse de messagerie erronée, messagerie pleine, avarie technique du serveur hébergeant la messagerie du Client, etc.). 

Les factures sont disponibles sur le Site, dans l’espace client, pendant une durée de 3 ans à compter de leur mise à disposition dans cet espace.
L’enregistrement et l’archivage des factures depuis l’espace du Client relèvent de son entière responsabilité. Il lui appartient donc de procéder, à leur téléchargement et à leur archivage dès leur disponibilité dans l’espace client et dans les conditions requises par la loi et la règlementation fiscale.


5. CONVENTION DE PREUVE


Conformément à l’article 1368 du Code civil, K•LINE et le Client entendent fixer les règles relatives aux preuves recevables entre elles en cas de litige et à leur force probante, lesquelles constituent ainsi une convention de preuve entre K•LINE et le Client.
Toutes données ou tous fichiers informatiques ou numériques générés dans le cadre de l’utilisation des Services et enregistrés par K•LINE font preuves des données et des faits qu’ils contiennent, notamment les données de connexion et éléments d’identification établies au moyen des journaux de connexion (« fichiers logs »). 


6. TRAITEMENTS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DONT K•LINE EST SOUS-TRAITANT POUR LE COMPTE DU CLIENT 


Lorsque le Client utilise les Services, il peut renseigner des données personnelles de ses propres clients. K•LINE a la qualité de sous-traitant du Client, lequel est responsable de traitement au sens du Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (« RGPD ») et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dite « loi Informatique et Libertés ».

Le présent article a pour objet de définir les conditions dans lesquelles K•LINE traite des données à caractère personnel (« Données Personnelles ») en qualité de sous-traitant pour le compte du Client dans le cadre de l’utilisation des Services .

Les parties s’engagent à respecter le RGPD, la loi Informatique et Libertés, et plus généralement tout texte réglementant le traitement de Données Personnelles (« la Réglementation »)

Description des traitements faisant l’objet de la sous-traitance
- Finalités : construction de devis pour les clients du Client et stockage de ces documents.
- Catégories de personnes concernées : clients du Client.
- Catégories des données personnelles : prénom, nom, adresse, email et téléphone.
- Nature des opérations réalisées sur les Données Personnelles : enregistrement, conservation, effacement.

Obligations de K•LINE vis-à-vis du Client
- Obligations générales : K•LINE s’engage à (i) traiter les Données Personnelles uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la sous- traitance, conformément aux instructions du Client, (ii) informer le Client si K•LINE considère qu’une instruction constitue une violation de la Réglementation,  (iii) informer le Client si K•LINE est tenue de procéder à un transfert des Données Personnelles vers un pays tiers (iv) garantir la confidentialité des Données Personnelles traitées, (v) veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données s’engagent à respecter la confidentialité des Données Personnelles.

- Sous-traitance : K•LINE peut faire appel à un ou plusieurs sous-traitant(s) pour mener tout ou parties des activités de traitements spécifiques qui lui sont confiées par le Client. K•LINE fait d’ores et déjà appel au sous-traitant suivant : OCEANET TECHNOLOGY S.A.S - 2 Impasse Joséphine Baker 44800 Saint Herblain (hébergement).

K•LINE informera préalablement le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant ultérieur. Le Client disposera d’un délai maximum de quatorze (14) jours calendaires à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance sera considérée comme acceptée si le Client n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu.
- Droit d’information des personnes concernées : Il appartient au Client de fournir l’information prévue par la RGPD aux personnes concernées.
- Exercice des droits des personnes concernées : dans la mesure du possible, K•LINE aidera le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées par les traitements des Données Personnelles.

Lorsque les personnes concernées exercent auprès de K•LINE des demandes d’exercice de leurs droits concernant uniquement les traitements mis en œuvre pour le compte du Client, K•LINE n’est pas habilitée à y répondre et adressera ces demandes par courrier électronique au Client au plus tard 8 (huit) jours après leur réception.
- Notification des violations de Données Personnelles : K•LINE notifiera au Client toute violation des Données Personnelles intervenue dans le cadre de la sous-traitance dans les meilleurs délais à compter de leur découverte.

K•LINE s’engage à ne pas procéder à la communication à des tiers d’informations sur la violation, sauf si elle y est contrainte par la loi ou le règlement. Sous cette réserve, le Client est seul juge de la nécessité de rendre publique ou non la violation de Données Personnelles.
Dans le cadre de la communication autour de cette violation, le Client s’engage, avant de mentionner le nom de K•LINE ou de son/ses sous-traitant(s) à en informer K•LINE et à lui soumettre ledit projet de communication pour validation.

- Assistance de K•LINE dans le cadre du respect par le Client de ses obligations : K•LINE pourra aider le Client, si nécessaire et sur demande pour la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données, et, le cas échéant, pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle compétente. Les prestations pourront être facturées par K•LINE au Client sur devis.

- Mesures de sécurité : afin de protéger les Données Personnelles contre un traitement non autorisé, ou illicite, contre leur perte, leur destruction accidentelle, leur détérioration ainsi que contre les préjudices qui pourraient éventuellement en résulter, K•LINE a mis en place les mesures de sécurité techniques et organisationnelles suivantes : (i) Contrôle d’accès au système informatique , (ii) Contrôle d’accès aux données, (iii) Garantie de confidentialité, d'intégrité, de disponibilité et de résilience constantes des systèmes et des services de traitement , (iv) Rétablissement de la disponibilité des Données Personnelles et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique , (v) Test, analyse et évaluation régulière des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

- Conservation, restitution et suppression des Données Personnelles : K•LINE s’engage à ne pas conserver les Données Personnelles au-delà de la ou des durées de conservation fixées par le Client, sous réserve des obligations légales.

- Délégué à la protection des données de K•LINE : dpo@k-line.fr

- Documentation et audit : K•LINE met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, aux frais du Client. L’audit sera mené par le Client ou un auditeur qu’il aura mandaté, non-concurrent de K•LINE, soumis à une obligation de confidentialité. 
Le Client s’engage à notifier à K•LINE par écrit avec un préavis minimum de quinze (15) jours de tout audit en lui communiquant notamment l’objet de la mission, sa durée envisagée et le nom du ou des expert(s) détaché(s). 


Un exemplaire du rapport d’audit sera remis gracieusement à K•LINE. Les parties examineront de bonne foi le rapport d’audit et identifieront, le cas échéant, les actions à engager par l’une ou l’autre des parties pour mettre en œuvre les décisions prises.


Obligations du Client et garanties vis-à-vis de K•LINE : Le Client s’engage et garantit à K•LINE que (i)  le traitement des Données Personnelles réalisé par le Client est effectué dans le respect de la Réglementation , (ii)  les informations permettant à K•LINE de traiter les Données Personnelles répondent aux conditions posées par le RGPD et lui soient fournis  dans le respect de la Réglementation, (iii) toute instruction par le Client concernant le traitement des Données Personnelles soit documentée, (iv)  les opérations de traitement mises en œuvre pour le compte du Client reposent sur l’une des bases légales énumérées par le RGPD, (v) les droits des personnes concernées par les traitements des Données Personnelles soient bien respectés.


Le Client garantit K•LINE à l’encontre de toute conséquence dommageable résultant pour K•LINE du non- respect des obligations incombant au Client au titre des engagements ci-dessus et/ou de la Réglementation.

Le présent document a été mis à jour le 22 Mars 2022